EDI ou Échange de données informatisé
Quelle est la définition de l’EDI ?
L’acronyme EDI signifie : Echange de données informatisées. Il s’agit d’une méthode visant à remplacer les échanges physiques de documents entre plusieurs entités. Il peut s’agir notamment de documents tels que des factures, des commandes, des bons de livraison… Ici, nous abordons plus spécifiquement l’EDI dans le transport.
Plus concrètement… comment fonctionne l’EDI ?
Les échanges se formalisent via une standardisation et une traduction des données sous format informatique. Le but étant de pouvoir échanger de façon automatisée, des données entre plusieurs ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou via un réseau privé.
Ainsi, les données communiquées sont structurées selon des normes techniques référencées par des organismes comme GS1. Le langage utilisé peut varier mais respecte des normes internationales (l’EDIFACT, INOVERT…).
La gestion des EDI reste pour les chargeurs parfois complexes. En effet, à ce jour aucun cadre législatif ne contraint les professionnels du transport. De ce fait, les formats EDI sont très souvent prescrits par les transporteurs et parfois même imposés (C’est notamment le cas d’UPS, DHL, FEDEX, TNT par exemple).
EDI conforme
La norme EDIFACT (norme commune au secteur de l’administration, du commerce et du transport) impose à la fois une syntaxe et un contenu pour les messages EDI notamment dans le secteur du transport.
Comment l’EDI se formalisent-elles dans le cadre d’un TMS ?
Les EDI de type fichier passent en général par des systèmes de type FTP. Dans le cadre d’un TMS chargeur, l’EDI est généré dès le départ du camion. L’EDI est alors soit intégré à l’arrivée du camion en agence, soit intégré automatiquement au SI du transporteur. Dans le second cas, les colis sont automatiquement reconnus sur le réseau de celui-ci. A noter que, pour ne pas se retrouver avec un colis bloqué à quai, le transfert de l’EDI doit se faire obligatoirement avant l’arrivée du colis en agence.
Une fois pris en charge par le transporteur, les colis sont donc acheminés jusqu’à destination. A chaque actions des colis sur le réseau (départs/arrivées dans les agences des transporteurs, départ en tournée de livraison, avis de passage, représentations) les codes à barres de suivi sont scannés et l’historique des actions générées sont stockées dans le SI du transporteur. Ces événements sont ensuite consultables sur les sites de suivi des transporteurs et sont également retournés par EDI au TMS du chargeur. L’expéditeur dispose d’un outil centralisant l’état des livraisons de ses colis pour chacun des transporteurs mandatés. Il peut ainsi être alertés en cas d’anomalie (retard, blocage..) ou simplement répondre plus facilement à ses clients.
Les types d’EDI dans le TMS
Il existe plusieurs types d’EDI au niveau TMS mais les 2 principaux sont :
L’EDI d’annonce (ordres d’expéditions) :
le TMS chargeur déclare au transporteur les colis prêt a été expédiés (numéro de suivi colis, destination, poids, dimensions…).
L’EDI retour (tracking) :
A chaque événement de suivi du colis (arrivée en agence, départ d’une agence, départ en tournée de livraison…) le système du transporteur envoie l’information via EDI au système du donneur d’ordre. Les EDI transitent en général par des systèmes de type FTP. Côté TMS chargeur l’EDI est généré au départ du camion. L’EDI est alors soit intégré automatiquement au SI du transporteur (les colis sont automatiquement reconnus sur le réseau de celui-ci). Soit intégré à l’arrivée du camion en agence. Dans tous les cas le transfert de l’EDI doit se faire avant l’arrivée des colis en agence sous peine de voir les colis bloqués à quai.
Quels données dans un EDI transport ?
L’association GTF (Group of Terrestrial Forwarders) rassemble des professionnels. Ensemble, ils ont composés une norme nommée INOVERT basé sur la norme EDIFACT. La norme EDIFACT propose des standards EDI adaptés à chaque secteur d’activité.
Dans le cadre d’une expédition, l’EDI comportera certaines informations indispensable tel que :
- ORDERS – Order – Commande
- DELJIT – Delivery Just In Time– Appel de Livraison
- DESADV – Despatch Advice – Avis d’expédition
- INVRPT – Inventory Report – Etat des stocks
- DELFOR – Delivery schedule– Programme de Livraison
- INVOIC – Invoice – Facture
- ORDCHG – Order Change – Modification de commande
- ORDRSP – Order response – Réponse à la commande
Liste non exhaustive*
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Pour aller plus loin…. EDI VS API
Le développement d’internet permet aux EDI de prendre une nouvelle forme l’API (application programming interface ou « interface de programmation d’application »). Ce format permet une communication non plus par échange ou dépose de fichiers mais directement via une application WEB. Cette différence apporte plus de fiabilité et de gain de temps.
Ces normes ont l’avantage de s’adapter aux attentes et besoins de chaque secteur d’activité. Dans le cadre du transport notamment ont peut voir apparaitre de nouvelles normes concernant les matières dangereuses ou encore des spécificités liées au douanes…
Quels sont les avantages de l’EDI Transport ?
Dans le cadre d’un TMS, l’EDI vient simplifier les échanges entre chargeurs et transporteurs. L’objectif étant de faciliter et de fiabiliser les échanges de données entre partenaires. De même, l’EDI tient toute son importance en matière de traçabilité, (fiabilité, exactitude des données, quantité d’information connue). C’est pourquoi, la mise en place de l’EDI permet aux entreprises qui se développent ou qui souhaitent se développer de gagner nettement en productivité. Un atout indispensable encore trop ignoré !
KLS gère l’EDI transport !
KLS TRANSPORT, développe son module XMS OPER depuis 10 ans et façonne au fur et a mesure de années une solution de plus en plus performante pour faciliter les expéditions des chargeurs via de multiples transporteurs. Retrouver la liste des transporteurs déjà interfacés dans notre module OPER –> Transporteurs interfacés
Le module OPER de KLS gère l’EDI transport
