EDI ou Échange de données informatisé
Quelle est la définition de l’EDI ?
L’acronyme EDI signifie : Echange de données informatisées. Il s’agit d’une méthode visant à remplacer les échanges physiques de documents entre plusieurs entités. Ainsi, Il peut s’agir notamment de documents tels que des factures, des commandes, des bons de livraison… Ici, nous abordons plus spécifiquement l’EDI dans le transport.
Comment l’EDI se formalisent ils dans le cadre d’un TMS ?
Dans le cadre d’un TMS chargeur, les EDI de type fichier passent généralement par des systèmes FTP et sont générés dès le départ du camion. Ils sont ensuite intégrés au SI du transporteur, permettant une reconnaissance automatique des colis sur son réseau. Les codes à barres de suivi sont scannés à chaque action des colis sur le réseau et les événements sont stockés dans le SI du transporteur, puis retournés par EDI au TMS du chargeur. L’expéditeur dispose ainsi d’un outil centralisant l’état des livraisons de ses colis pour chacun des transporteurs mandatés et peut être alerté en cas d’anomalie ou répondre plus facilement à ses clients.
Je souhaite automatiser mes expéditions grâce à l’EDI
KLS gère l’EDI transport !
KLS TRANSPORT, développe son module XMS OPER depuis 10 ans et façonne au fur et a mesure de années une solution de plus en plus performante pour faciliter les expéditions des chargeurs via de multiples transporteurs. Retrouver la liste des transporteurs déjà interfacés dans notre module OPER –> Transporteurs interfacés
Le module OPER de KLS gère l’EDI transport.
Les types d’EDI dans le TMS de KLS
Il existe plusieurs types d’EDI au niveau TMS mais les 2 principaux sont :
L’EDI d’annonce (ordres d’expéditions) :
le TMS chargeur déclare au transporteur les colis prêt a été expédiés (numéro de suivi colis, destination, poids, dimensions…).
L’EDI retour (tracking) :
A chaque événement de suivi du colis (arrivée en agence, départ d’une agence, départ en tournée de livraison…) le système du transporteur envoie l’information via EDI au système du donneur d’ordre. Les EDI transitent en général par des systèmes de type FTP. Côté TMS chargeur l’EDI est généré au départ du camion. L’EDI est alors soit intégré automatiquement au SI du transporteur (les colis sont automatiquement reconnus sur le réseau de celui-ci). Soit intégré à l’arrivée du camion en agence. Dans tous les cas le transfert de l’EDI doit se faire avant l’arrivée des colis en agence sous peine de voir les colis bloqués à quai.
Plus concrètement… comment fonctionne l’EDI ?
Les échanges se formalisent via une standardisation et une traduction des données sous format informatique. Le but étant de pouvoir échanger de façon automatisée, des données entre plusieurs ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou via un réseau privé.
Ainsi, les données communiquées sont structurées selon des normes techniques référencées par des organismes comme GS1. Le langage utilisé peut varier mais respecte des normes internationales (l’EDIFACT, INOVERT…).
La gestion des EDI reste pour les chargeurs parfois complexes. En effet, à ce jour aucun cadre législatif ne contraint les professionnels du transport. De ce fait, les formats EDI sont très souvent prescrits par les transporteurs et parfois même imposés (C’est notamment le cas d’UPS, DHL, FEDEX, TNT par exemple).
EDI conforme
La norme EDIFACT (norme commune au secteur de l’administration, du commerce et du transport) impose à la fois une syntaxe et un contenu pour les messages EDI notamment dans le secteur du transport.
Quels données dans un EDI transport ?
L’association GTF (Group of Terrestrial Forwarders) rassemble des professionnels. Ensemble, ils ont composés une norme nommée INOVERT basé sur la norme EDIFACT. La norme EDIFACT propose des standards EDI adaptés à chaque secteur d’activité.
Dans le cadre d’une expédition, l’EDI comportera certaines informations indispensable tel que :
- ORDERS – Order – Commande
- DELJIT – Delivery Just In Time– Appel de Livraison
- DESADV – Despatch Advice – Avis d’expédition
- INVRPT – Inventory Report – Etat des stocks
- DELFOR – Delivery schedule– Programme de Livraison
- INVOIC – Invoice – Facture
- ORDCHG – Order Change – Modification de commande
- ORDRSP – Order response – Réponse à la commande
Liste non exhaustive*
Pour aller plus loin…. EDI VS API
Le développement d’internet permet aux EDI de prendre une nouvelle forme l’API (application programming interface ou « interface de programmation d’application »). Ce format permet une communication non plus par échange ou dépose de fichiers mais directement via une application WEB. Cette différence apporte plus de fiabilité et de gain de temps.
Ces normes ont l’avantage de s’adapter aux attentes et besoins de chaque secteur d’activité. Dans le cadre du transport notamment ont peut voir apparaitre de nouvelles normes concernant les matières dangereuses ou encore des spécificités liées au douanes…
Quels sont les avantages de l’EDI Transport ?
Dans le cadre d’un TMS, l’EDI vient simplifier les échanges entre chargeurs et transporteurs. L’objectif étant de faciliter et de fiabiliser les échanges de données entre partenaires. De même, l’EDI tient toute son importance en matière de traçabilité, (fiabilité, exactitude des données, quantité d’information connue). C’est pourquoi, la mise en place de l’EDI permet aux entreprises qui se développent ou qui souhaitent se développer de gagner nettement en productivité. Un atout indispensable encore trop ignoré !
